Datenschutzerklärung (DSGVO)

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Mohamad Bashar Shams Eddin

Geschäftsbezeichnung: TPS — Trust Point Service (Einzelunternehmen)

Meeler Str. 38, 32139 Spenge, Deutschland

E-Mail: [email protected] | Telefon: +49 178 6321272

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (wie Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Auftrags-/Belegnummer sowie Empfängerdaten), die Sie uns im Rahmen der Auftragserteilung übermitteln, ausschließlich zu folgenden Zwecken: Entgegennahme und Vorbereitung der Reisedokumente auf Basis der erteilten Vollmacht, Erstellung von Versanddokumenten für DHL, Benachrichtigung des Kunden über den Status der Sendung, sowie Rechnungsstellung und kaufmännische Abwicklung.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

3. Empfänger der personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung zwingend erforderlich ist, an folgende Empfänger:

• Transportdienstleister: DHL (Deutsche Post AG / DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn) zur Beförderung und Zustellung als versichertes Paket mit Sendungsverfolgung.

• Webhosting-Dienstleister: Hetzner Online GmbH zur Bereitstellung der technischen Serverinfrastruktur.

• Sicherheits- & CDN-Dienste: Cloudflare, Inc. zum Schutz vor Angriffen (DDoS) und zur Absicherung der Website.

• Zahlungsdienstleister: Stripe Payments Europe Ltd. (bei Nutzung von Online-Zahlungsmethoden).

4. Speicherdauer und gesetzliche Löschfristen

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorschreiben:

• Vertrags- und Vollmachtsdaten: Nach erfolgreicher Durchführung des Auftrags (Zustellung des Dokuments durch DHL) werden die operativen Auftragsdaten für den aktiven Geschäftsbetrieb gesperrt. Zur Abwehr oder Durchsetzung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche werden die Nachweise bis zum Ablauf der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist nach § 195 BGB (3 Jahre zum Jahresende) aufbewahrt.

• Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen: Nach § 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) sowie § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) unterliegen steuerlich relevante Buchungsbelege, Rechnungen, Quittungen und Zahlungsnachweise einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Handelsbriefe, geschäftliche E-Mails und Auftragsbestätigungen werden für 6 Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

• Hochgeladene Nachweise und Quittungsfotos: Sofern Sie uns im Rahmen der Auftragserteilung Fotos von Abholbelegen oder Quittungen übermitteln, werden diese ausschließlich zur Durchführung der Abholung verwendet und unmittelbar nach Ausführung der Abholung und Übergabe an DHL gelöscht, spätestens jedoch 30 Tage nach Zustellung unwiderruflich aus dem System entfernt.

• Server-Logfiles & IT-Sicherheitsdaten: Technische Protokolldaten (wie gekürzte IP-Adressen und Zugriffszeitpunkte) werden zur Abwehr von Cyberangriffen und zur Gewährleistung der Systemsicherheit für maximal 7 bis 14 Tage gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht oder anonymisiert.

• Allgemeine Anfragen: Mitteilungen und Supportanfragen, die nicht zu einem Vertragsabschluss führen, werden spätestens nach 3 Monaten gelöscht.

• Routinemäßige Löschung: Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist ab, werden die Daten routinemäßig und datenschutzkonform gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht oder gesperrt.

5. Rechte der betroffenen Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Betroffenenrechte zu: Recht auf Auskunft (Art. 15), Recht auf Berichtigung (Art. 16), Recht auf Löschung (Art. 17), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Hierzu genügt eine formlose Mitteilung an [email protected].

6. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (z. B. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, LDI NRW).

7. Kommunikation über WhatsApp

Wenn Sie uns freiwillig per WhatsApp kontaktieren, verarbeitet der Dienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Dublin, Irland) Ihre Telefonnummer und Nachrichteninhalte. Die Nachrichtenübertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir nutzen diese Daten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).